Bài viết tổng hợp các mẫu lập kế hoạch triển khai dự án cho nhiều lĩnh vực, dành cho những nhân sự mới vào nghề lập kế hoạch. Nếu thực hiện đầy đủ như mẫu đề ra bạn sẽ nắm được tình hình dự án, dễ dàng triển khai và thực hiện thành công.
Table of Contents
Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án là gì?
Là những biểu mẫu có sẵn để những người lập kế hoạch dễ dàng áp dụng vào công việc ngay khi cần. Có sẵn những biểu mẫu này, bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm các đầu mục làm việc, cũng như liệt kê sẵn các công việc cần làm cho một dự án.
Tùy vào tính chất công việc mà mỗi lĩnh vực sẽ có biểu mẫu riêng. Tuy nhiên, dù là khác biệt về mẫu và nội dung công việc. Những mẫu lập kế hoạch triển khai dự án, điều có chung một dàn ý. Chúng tôi sẽ cung cấp các dàn ý và trình bày thật chi tiết để bạn có thể tự áp dụng dành cho công việc của mình.
Thành công của một dự án đều xuất phát từ việc lập kế hoạch bài bản và chuyên nghiệp. Giúp cho các thành viên nắm bắt hết lượng công việc, cấp trên dễ dàng kiểm tra, điều hành và đánh giá dự án đó chính xác nhất.
Các bước lập kế hoạch triển khai dự án
Đặt mục tiêu rõ ràng cho mỗi dự án:
Trước hết bạn cần xác định rõ mục tiêu của dự án này là gì? Nếu bạn là nhân viên lập kế hoạch, thì mục tiêu từ công ty đưa xuống. Còn nếu bạn đang điều hành công ty, thì cần đặt mục tiêu rõ ràng càng tốt. Ví dụ như sau:
– Phải đạt doanh số 3 tháng cuối năm tối thiểu là 2 tỷ đồng.
– Lượng sản phẩm/dịch vụ bán ra trong 1 tháng là 1000 (chưa tính thuế VAT).
– Chiến dịch marketing thương hiệu bao phủ 30% khu vực miền tây, hỗ trợ tăng lượng khách hàng 15%.
– Toàn bộ nhân viên phải chuyên nghiệp, đạt mục tiêu doanh số là 80% trở lên.
– Tái cơ cấu lại toàn bộ sản phẩm, từ nhãn mác, bao bì, đến biển hiệu,….
Sẽ còn nhiều mục tiêu khác nhau cho nhiều lĩnh vực như: Công nghệ thông tin, may mặc, sản xuất công nghiệp nặng, nông nghiệp, thời trang, mỹ phẩm,…Dựa vào kinh nghiệm và kiến thức để đặt ra mục tiêu thực tế có thể thực hiện trong dự án.
Các bước hành động triển khai dự án:
Bạn nên thiết lập lần lượt các hoạt động từ đơn giản đến phức tạp. Và mỗi hành động luôn đi kèm mục tiêu đạt được, để dễ dàng đánh giá việc triển khai đó có đạt hiệu quả hay không. Việc chia hành động để thực hiện, góp phần giảm ảnh hưởng cho toàn bộ dự án. Nếu một khâu nào sai sót, bạn dễ dàng loại bỏ hoặc thay mới, không để dự án xảy ra tình trạng chậm trễ hay thất bại.
– Yêu cầu công việc
– Nhân sự phụ trách là ai?
– Các giải pháp áp dụng cho dự án
– Báo cáo trình kết quả đạt được, có những công việc cần báo cáo nhanh chóng, liệt kê rõ cách thức báo cáo như: Email, điện thoại,…cần chụp ảnh và quay video báo cáo để ghi nhận sự việc chính xác và chân thực nhất.
Thời gian thực hiện dự án
Thời gian thực hiện dự án còn phụ thuộc việc bạn đặt mục tiêu đề ra ban đầu. Có thể ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, nhưng càng cụ thể chi tiết càng tốt. Chia bản “timeline” có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của các công việc để nhân sự thực hiện chuyên nghiệp. Tránh ùn tắc, chậm trễ các đầu công việc khác.
Dự kiến chi phí của dự án
Đây là bước cực kỳ quan trong trong các mẫu lập kế hoạch triển dự án. Nhiều dự án đã thất bại khi chưa đến thời hạn kết thúc, chỉ vì tính toán sai sót hoặc bỏ qua phần dự tính chi phí này.
Dự kiến có nghĩa là dự đoán các con số phải chi trong toàn bộ thời gian thực hiện triển khai dự án. Bạn càng cẩn thận, thì dự án càng gần đến thành công hơn.
Nếu bạn dự tính chi phí đầy đủ, cũng sẽ phần nào giúp ích cho ngân sách tài chính của công ty được rõ ràng minh bạch. Cấp trên cũng dễ dàng xét duyệt khi bạn trình bày kế hoạch dự án. Vì công ty hiểu sẽ phải chi cho bạn bao nhiêu tiền để triển khai dự án mà chuẩn bị ngân sách đó.
Sẽ tốt hơn nữa, nếu bạn tỉ mỉ dự trù các con số phát sinh của dự án. Tỷ lệ phát sinh khoảng 10% là hợp lý và có thể sẽ xảy ra, cho nên đó là chi phí lý tưởng để bạn trở thành người lập kế hoạch chuyên nghiệp.
Dự đoán các rủi ro dự án
Cả một dự án dù nhỏ hay lớn, dù là bất kỳ lĩnh vực nào. Thì cũng xảy ra sai sót và rủi ro, vì vậy việc lập kế hoạch triển khai dự án nên đề xuất các rủi ro trong quá trình thực hiện.
Đồng thời, đưa các phương án khắc phục rủi ro đó. Người ta còn gọi là “Plan B”, đó là kế hoạch B để thay thế rủi rủi đó. Đa phần các dự án thành công đều có kế hoạch thay thế dự trù sẵn.
Và chắc chắn bạn sẽ phải luôn thật bình tĩnh và chuẩn bị tâm lý bất kỳ khi nào rủi ro xảy ra. Tránh tâm lý căng thẳng, áp lực, thì dù có “Plan B”, cũng sẽ khó lòng triển khai tốt được.
Hiện nay, các bạn có thể tìm kiếm rất nhiều mẫu lập kế hoạch triển khai dự án trên mạng internet. Nhưng điểm chung vẫn là các bước trên, nếu bạn nắm kỹ và hiểu rõ thì việc lập kế hoạch sẽ diễn ra suôn sẻ. Chúc các bạn thành công!
